仮想オフィスツールの効果は？メリットを一挙ご紹介！
仮想オフィスツールは仮想空間上にオフィスを構築することで、相手の様子を一目で理解し、ビデオ通話による素早いコミュニケーションを可能にするツールです。「仮想オフィスツールとは？社員9000名で利用した経験から、導入メリット・デメリットをご紹介」の記事では、仮想オフィスツールのメリットについて簡易的に触れさせていただきました。新型コロナウイルスが5類に引下げになり、テレワークと出社を両立させたハイブリッドワークが主流となりつつありますが、ハイブリッドワーク下でも仮想オフィスツールは大いに効果を発揮します。今回はメリットをより具体的にイメージできるよう、仮想オフィスツール「FAMoffice」を例にメリット部分を深堀りしていきます。
コミュニケーション不足の解消
テレワークでは相手が見えない、連絡に手間がかかる、などが原因で会話に抵抗感が生まれてしまい、コミュニケーション不足に繋がります。仮想オフィスツールはこの抵抗感をなくすことで、話しやすい状況を作り出し、コミュニケーションの頻度向上を図れます。
すぐに繋がるからコミュニケーションが取りやすい
仮想オフィスツールはアバター（アイコン）を動かすという簡易的な操作でビデオ通話を開始できます。聞きたいことや伝えたいことが発生した際にすぐに声をかけられる状況を作り出せるため、テレワークで生じる会話の手間を極力減らしてスムーズに会話ができます。キーボードでの入力は必要なく、マウス操作で繋がれる簡易さがポイントです。
話しかけても良いタイミングがわかるから声掛けしやすい
アバター（アイコン）に表示されるステータスで声をかけても良いタイミングを一目で把握することができます。また、他の人と会話している様子なども俯瞰して見えるようになるため、「今声かけても大丈夫だろうか」という不安を感じずに、気軽に声かけを行えます。
意思疎通がスムーズに行える
テレワークでは相手が隣にいないため、指示や相談事などの連絡事項はチャットや電話などが基本となります。しかし、文章や声だけで状況を伝えるのは難しく、思うように伝わらないということはよくあるかと思います。仮想オフィスツールはこのような課題解決に向いており、意思疎通をスムーズに行えます。
画面共有による意思疎通の行いやすさ
仮想オフィスツールはアバター（アイコン）操作でビデオ通話から画面共有までスムーズに行えます。相手と意思疎通を図る方法として、WEB会議ツールで画面を見せながら説明する機会があるかと思います。しかし、WEB会議ツールで話すとなると、相手への事前連絡やスケジュール設定などで時間がかかってしまいます。このような事前連絡や設定がなく、話したい時にアバターを操作すれば、画面共有ですぐに意思疎通を行えるところが仮想オフィスツールの特徴です。
顔や声で相手の様子がわかる
指示や相談などの連絡手段がビデオ通話になるため、同じ場所にいなくても相手と顔を合わせながらの会話ができます。表情や声色が読み取れるからこそ、トラブルの深刻さや相手の理解状況なども自然と汲み取れます。
部署や拠点が離れている方との連携にも
テレワークの普及により、離れた相手とのコミュニケーションが当たり前になったからこそ、部署間や拠点間の連携がコロナ前よりも促進したかと思われます。仮想オフィスツールは在宅勤務同士の連携のみではなく、部署や拠点が離れている相手との連携強化にも向いております。ちょっとした相談が気軽にできるからこそ、密でスピード感のある連携を可能にします。
場所を問わず働ける
仮想オフィスツールは、インターネット上にある仮想空間のため、パソコンなどのデバイスとネット回線があればどこからでもアクセスできます。
場所を問わない働き方は従業員の満足度に繋がる
パーソル総合研究所の調査によると、2022年7月時点でテレワーク継続を希望する人は80.9％と高く、従業員の働く意欲に直結するとも言えます。また、近年サテライトオフィスの増加や仕事選びでテレワークを重視している人が多いことから、自分の好きな場所で働ける環境が今後企業に求められてくることが想定されます。
地方や海外など、場所にとらわれない人材確保が可能
仮想オフィスツールでどこにいても連携が取れる体制が整えば、働く場所に制限がなくなり地方や海外に問わず優秀な人材の確保につなげることができます。実際にクラウド上で繋がる事業部を設立し、チームの醸成やコミュニケーション手法として仮想オフィスツールを活用している例もございます。
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BCP対策にも効果的
仮想オフィスツールはBCP（事業継続計画）にも効果的で、自然災害等で交通インフラの停止や外出規制などの緊急時でも働く場所を確保し、密な連携を取りながら復旧・継続に繋げることができます。また、仮想オフィスツールへの出社が安否確認にもつながるため、社員同士で素早く状況の確認も行えます。
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労働管理の負担軽減
管理職の方は特に「部下が今何をしているのか」「ちゃんと連携が取れているのか」などが見えずに心配になる方が多いかと思います。仮想オフィスツールはアバターの動きや可視化される情報により、周りの勤務状態を俯瞰して把握できます。
誰と誰が話しているかなどが一目でわかる
離れた場所で業務をしていると、この人は一人きりになっていないか、チーム連携がうまく取れているかなど心配になる方も多いかと思います。仮想オフィスツールでは誰と誰が話しているかが可視化されるため、部下同士がコミュニケーションを取って連携している様子を俯瞰して確認できます。
勤務時間を一目で把握
退勤をすると席札が表示され、１日の勤務時間が可視化されます。誰が多く残業しているかなどが簡易的に可視化されるため、チーム内でフォローを行うなどの対処が取りやすくなります。フレックス勤務で出退勤がバラバラの状況でも、おおよその勤務時間を把握しやすくなります。
つぶやきでの作業状況の周知
今何をしているのか、外出先からいつ頃戻るのかなどを表示させて周知させることできます。勤務状況を表示させるルールを設ければ、部下の動きがわかりやすくなり、拠点が離れていても管理がしやすくなります。
社員の孤独感、帰属意識の低下防止に役立つ
リモートワークを継続していると、人との接触機会が減り孤独感を抱いたり、帰属意識が低下するという声があります。仮想オフィスツールは一つに集まる場所を作り出すことで、これらの課題を解決できると言われております。
一緒に作業している感覚が安心感を生む
テレワークだと打ち合わせ以外は相手と関わる機会がないため、ひとりで作業をしている感が生まれてしまいます。仮想オフィスツールではアバターの動きなどで周りが働いているのがわかるからこそ、孤独感が生まれにくくなります。また、わからないことを気軽に聞ける状況は一人で抱え込んでしまう状況を軽減できます。
顔を合わせて話すからこその安心感
チャットなどの連絡は表情等を見ることができないため、人の温かみなどを感じづらいと言われています。相手が見えないことにより、上司が確認したいことを聞いただけなのに、部下は「上司に怒られているのではないだろうか」と不安になる例をよく耳にします。仮想オフィスツールではビデオ通話が基本となるからこそ、相手の様子が見えて安心しやすくなります。また、この安心感からちょっとした雑談が生まれることが多く、チーム内の仲を深めやすくなります。
オンボーディングにも最適
新入社員や中途入社者が会社に慣れ、早期から活躍してもらうためには密なコミュニケーションが重要です。周りと馴染めない、わからないことが気軽に聞けないが続くと不安感が強くなり、早期離職に繋がってしまいます。仮想オフィスツールはアバターがあるからこそ相手を気にかけやすくなり、気軽な通話で密なコミュニケーションを取ることが可能です。また、顔出しのビデオ通話と名前表示により、出社のタイミングが合わない人でも顔と名前を憶えやすくなります。
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仮想オフィスツールのメリットについてご理解いただけましたでしょうか。
拠点が離れていても相手と気軽に連携できる体制を作りたいという方には仮想オフィスツールの導入がおススメです。今回例として挙げさせていただいたFAMofficeでは１カ月間の無料トライアルを実施しているためお気軽にお試しいただければと思います。
