FAMofficeで「Cloud事業所」を開設！ 人材採用にも効果がある仮想オフィスの活用事例
FAMofficeはテレワークのような離れた場所にいてもオフィスにいるように会話できるツールですが、その使い方は企業によってさまざまです。これまでのオフィスを仮想化するだけでなく、新たに「Cloud事業所」を開設し、そこで働く人を募集するというユニークな使い方をされている事例として、株式会社アクセス情報テクノロジー様にお話を伺いました。
株式会社アクセス情報テクノロジー
代表取締役 会長 渡邉様
執行役員 部長 吉永様
執行役員 部長 中俣様
INTERVIEW
FAMofficeを導入することになったきっかけを教えてください。
渡邉：最近は「インターネット支店」という仮想的な支店に口座を開設できる銀行が増えています。こういったものを一般の会社でも実現できないかと、1年ほど前から考えていました。インターネット支店を会社で作るならどういった機能が必要か、社内でいろいろ議論すると同時に、世の中にある仮想オフィスのツールを探し始めました。何社かのツールを比較して社内で検討し、FAMofficeを選びました。
FAMofficeを導入するにあたって、競合のサービスと比較したポイントはありますか？
渡邉：当社で想定していた機能がFAMofficeにはほとんど用意されていて、考え方が近いと考えました。また、実際に画面を使ってみたところ、シンプルな操作性が実現されていて、マニュアルを見なくても感覚的にわかるところで選びました。
ZoomなどのWEB会議ツールとの使い分けはありますか？
吉永：大きく「お客様相手」か「社内」かによって使い分けています。社外との打ち合わせではZoomなどを使っていますが、FAMofficeにも画面の共有などの機能があるので、社内での打ち合わせはFAMofficeを使って開催しています。
チャットツールとしてSlackなどもありますが、それらとの使い分けはありますか？
吉永：FAMofficeでは、メモ機能がありますが、通知機能がなくて気づかないなどの理由があり、携帯電話に通知できるSlackを使うこともあります。Slackで声をかけてからFAMofficeで話しかけるなどの工夫によって会議を始めることもあります。
「インターネット支店」のようなアイデアが出る背景には課題があったのでしょうか？
渡邉：「人材の募集」ですね。現在は東京と静岡に事業所があるのですが、人材を募集しようとすると、どうしても静岡に通える人や東京に通える人に偏ってしまいます。そこで、テレワークを前提として「Cloud事業所」を開設することで、全国に募集をかけて採用しようと考えました。
実際、求人募集を出すときに、勤務地として「東京事業所」、「静岡事業所」、「Cloud事業所」を選択肢として用意しています。そして、「Cloud事業所」を選んだ方は、基本的に在宅で、出社する必要はありません。
「Cloud事業所」を開設してからの反応はいかがですか？
吉永：「Cloud事業所」に興味を持って応募してきた方が多くいらっしゃり、現実的にはCloud事業所を希望される方が多いです。世の中にあまりアピールをしていなくても、多くの人が集まってきている状況です。
もちろん、従来通り静岡の事業所を希望した場合は、静岡で働いていただくこともできます。
利用者の方の反応はいかがですか？
渡邉：試験的に1ヶ月導入してみて、社内でお試ししたのですが、なくなって元に戻ると困るという声がありました。当社で導入時に考えていた、「隣の席にいるようにコミュニケーションが取れる」ということを実現できていると感じています。
中俣：在宅では、周囲の人が何をやっているのか、どういう状況に置かれているのかが見えていませんでした。今回、FAMofficeを導入したことで、誰がどこにいて、誰と話をしているのかを見える化できたのが一番良かったと感じています。
これまで話してこなかった人とも話しやすく、どういう人が集まってミーティングをしているのかが見えるのが実感としてわかりやすいです。
FAMofficeを入れて、気に入っている機能や、使ってみて便利だと思う機能はありますか？
吉永：私は営業なので、基本的に電話でやり取りするのですが、電話では、LINEグループのように、事前にグループを構築しないと複数の人で話すことができないという手間がありました。それがFAMofficeでは「会議室に集まって」という一言で全員が集まれるので助かっています。プロジェクトのミーティングにも参加しやすくなり、進捗状況の管理がしやすくなりました。
会長と社長は普段、テレワークを続けており、なかなか顔を見る機会がありませんでした。Zoomなどで打ち合わせをしようとすると、時間を決めてセッティングをする必要がありましたが、FAMofficeなら直接声をかけて話せるのですごく良くなりました。会議中に顔が表示されて、お元気そうな雰囲気が伝わるのは社員にとって良いと感じています。
社内でコミュニケーションが増えた、というのはありますか？
中俣：確実に増えていると思います。プロジェクトごとの打ち合わせや朝のミーティングではこれまでZoomを使っており、時間別に開催していましたが、FAMofficeでは部屋ごとに分かれて開催しています。
ある部屋で話しているときに、他の人がここで会話している、などの状況がわかるようになり、他の状況がわかるようになったことが大きいです。
こんな機能があったらいいな、と思うことはあったりしますか？
渡邉：当社では人材採用の面接にZoomだけでなくFAMofficeを活用しています。FAMofficeで面接会場のフロアを作成し、そのフロアの会議室に入ってもらって面接をすることに加えて、看板機能を使って試験問題を提示しています。
これは便利なのですが、応募者が執務フロアに入ってくるのは困るので、ユーザー単位でフロアの入室を制御する機能があると助かります。
吉永：自分の画像を使うなど、アバターをもう少し編集できると嬉しいです。種類や形、色などを自由に使えるともっと楽しくなると感じています。今度はその設定が楽しくなって仕事にならないかもしれませんが。
つぶやきの機能などを活用している例はありますか？
吉永：私は今日の予定を登録しています。基本的に在宅で働いていますが、「これから五反田に移動」と書いておくと、他の人が見たときに状況がわかるので、その時は話しかけない、などの判断ができます。
社内にも当日の外出先などを記載する「行き先案内」のWebシステムが用意されていますが、それを逐次更新するのが手間だったのです。それが、つぶやきの機能を使うと、コメントだけで自分が行こうとしている場所などが伝わるのは便利です。
FAMofficeに今後期待していることは？
渡邉：これからもバージョンアップが続くと思いますが、あまり複雑にしないでいただきたいと感じています。使わない機能が用意されていて、それが見えていると複雑になってしまうので、使わない機能は見えないように選択できるなど、工夫していただけるとありがたいです。
お伺いした要望については、貴重なご意見として前向きに検討させていただきます。
本日はどうもありがとうございました。
PROFILE
会社名：株式会社アクセス情報テクノロジー
所在地：〒141-0032 東京都品川区大崎5-1-11 住友生命五反田ビル
URL：http://www.access-it.co.jp/
※当事例は2022年11月時点の情報です。
