社員間の連携を強化するBCP対策｜仮想オフィスで自然災害から会社と社員を守る
あなたの会社では、災害やテロなど緊急事態が発生した際の対応や働き方をどのように定めておりますでしょうか。緊急事態に対して損害を最小限に抑え、復旧・継続させるためにもBCP対策が必須です。中でも早期復旧を実現させるためには、情報共有や指示出しなど社員間での連携が大切です。社内のコミュニケーションを促進させる仮想オフィスでは、災害時の社員同士の連携に大きく貢献することができます。今回はBCP対策における仮想オフィスの役割についてご紹介します。
BCPとは
BCPとは災害などの緊急事態における企業や団体の事業継続計画（Business Continuity Planning）のことです。自然災害やテロ、システム障害など危機的な状況に遭遇した時に損害を最小限に抑え、重要な業務を継続し早期復旧を図るため、方法や手段を事前に取り決めておくことを目的としています。日本では、2011年の東日本大震災をきっかけに注目されるようになりましたが、2020年に感染が拡大した新型コロナウイルスの影響で再び重要視されるようになりました。BCPは緊急時の対応策や運用ルールを定めることが一般的ですが、安否確認やオフィスの分散化、情報のバックアップなど様々な対策を導入することも含まれます。
新型コロナウイルスによりテレワークが普及
テレワークもBCP対策の一環であり、新型コロナウイルスの感染拡大を受けて日本全体でテレワークが大きく普及しました。今後も緊急時に出社しなくても対応できるように、テレワークができる体制を整えたままにする会社は多いと思われます。テレワークは場所に依存せずにネット環境が整って入れば働けるようになり、事業や雇用の維持につながるため適切なBCP対策と言えます。しかしテレワークは離れ離れでの作業が基本となるため、緊急時での連携が取りにくいことが課題として挙げられます。
テレワーク下の連携を強化をする「仮想オフィス」とは
先ほど挙げた課題は仮想オフィスを導入することで解決することができます。仮想オフィスとは、仮想オフィス空間にアバターとして出社することで、テレワークでの社員の業務状況の可視化やコミュニケーションを促進させるツールです。社員の可視化、気軽なコミュニケーションは緊急時の情報共有や復旧作業に向けた社員間の連携に向いております。以降では緊急時に基づいた仮想オフィスの役割をご紹介します。
アバターを重ねるだけで、スピード感のある状況確認や指示出しを可能にする
災害が発生した際は、社員の安否確認から被害状況の確認、誰がどのように復旧に向けて対応するかなどを素早く決めて動きだす必要があります。つまり、求められるのはスピード感のあるコミュニケーションです。しかし、テレワーク下では相手の様子が見えないことから、コミュニケーションを取りづらいことが問題となっております。仮想オフィスは、テレワークにおけるスムーズなコミュニケーションを特徴としており、アバターを重ねるだけで通話を開始します。そのため、仮想オフィス空間にいる社員にはスムーズに話しかけることができ、状況確認や指示を容易に行うことができます。また、話たい相手が他の人と話しているなど状況がわかりやすくなるため、声掛けのタイミングを計りやすくなります。
仮想オフィスを見渡すだけで、社員の安否を全員が確認できる
多くの企業では社員の安否確認のために安否確認ツールを導入しているかと思います。もちろんツールを使って企業が社員の状況を確認することは大切ですが、状況確認や復旧作業をスピード感を持って効率よく行うためには、社員同士で安否を確認できることも大切です。仮想オフィスは、社員の稼働状況の可視化できることが特徴であり、これが安否確認に繋がります。
仮想オフィスは出社すると自身のアバターが表示されるようになるため、周囲に無事だということを伝えることができます。また、オフィスを見渡ことで誰でも社員の安否を確認することができるようになります。このため、社員同士で状況を可視化できるようになり、稼働できる社員同士の連携が取りやすくなります。
気軽なビデオ通話は、社員のメンタルケアにつながる
BCPでは設備やシステムの復旧、取引先への対応などに目が行きがちですが、社員のメンタルケアも大切です。社員を守ることができなければ、人員不足に陥り、企業を継続させることができなくなります。災害時では復旧に伴う過重労働や生活環境の変化などで、心身にストレスを抱えやすくなり、被害状況によっては精神的にかなり辛い状況に追い込まる可能性があります。特に、出社できず在宅勤務を余儀なくされた際には、ストレスを一人で抱え込まなくてはいけなくなり、メンタル不調に陥りやすいとも言われております。このため、緊急時では社員がメンタル不調に陥ってないかの確認や、ストレスを抱え込ませないためにも、コミュニケーションが欠かせません。
テレワークにより、離れた場所でのコミュニケーションを行う際には、電話やチャットなどが用いられるかと思います。しかし、電話やチャットでは、対面では確認できた声色や表情など全てを把握することができません。対面と同等のコミュニケーション手法として、ビデオ通話がありますが、URLの発行やスケジュールを登録などの手間がかかり、気軽に状況確認が取ることや、助けを求めづらいのが問題です。
仮想オフィスはURL発行やスケジュール登録などの手間がかからずに、気軽にビデオ通話ができることが特徴です。気軽に顔を見ながら話せるようになることで、相手の状況確認を取りやすくなります。また、感覚的な意見ですが、仮想オフィスは気軽に声掛けができることから、会話がフランクになりやすいです。かしこまりすぎない会話になるからこそ、相談事や助けを求めやすくなるのに繋がります。このように気軽ビデオ通話で話せる環境は、相手の状況把握のしやすさと相談のしやすさで社員のメンタルケアにも役立てます。
仮想オフィスで災害時の対策を
BCP対策における仮想オフィスの役割についてお分かりいただけたでしょうか。
今回お伝えした通り、緊急事態が発生した際はいかにスムーズにコミュニケーションが取れるかが重要になります。自然災害やテロはいつ発生するかわかりません。仮想オフィスに限らず、早いうちからできる限りの対策をおすすめします。
また、緊急時のみならず、仮想オフィスは通常業務でもコミュニケーション活性化に最適です。オフィス出社ならではの「ちょっといいですか」などのちょっとした相談事を実現し、雑談も発生しやすくなります。社内でのコミュニケーションに課題があると感じる方はこれを機に興味を持ってくださると幸いです。
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