仮想オフィスツールとは？社員9000名で利用した経験から、導入メリット・デメリットをご紹介
2020年に入り新型コロナウイルスの感染が拡大する中で、感染防止の観点から政府がテレワークを推奨し、リモートワークを導入する企業が増加しました。実際にテレワークを導入してみると、コミュニケーション不足や社員の孤独感、会社への帰属意識低下などの課題が浮き彫りとなり、課題解決のため仮想オフィスツールの注目度が高まりました。
仮想オフィスツールとは、インターネット上に仮想のオフィスを作り、テレワーク環境においても実際にオフィスに勤務していたような感覚で使えるコミュニケーションツールです。
本コラムでは、仮想オフィスツールとはどのようなものか、当社で利用した経験から感じた導入メリットやデメリット、機能などをご紹介します。
仮想オフィスツールとは
仮想オフィスツールとは、バーチャル空間上に再現したオフィス環境に社員がアバターとして出社し、本物のオフィスにいるかのように、気軽なコミュニケーションができるツールです。ビデオ会議、チャット、ファイル共有などの機能を有し、離れた場所にいても、まるでオフィスにいるかのように仕事ができるのが特徴で、リモートワークやテレワーク、在宅勤務を後押ししてくれます。現実のオフィスと区別する意味で、「バーチャルオフィスツール」とも呼ばれています。
仮想オフィスの導入メリット
コミュニケーションの頻度があがる
仮想オフィスツールはアバター同士をぶつけることで会話を開始することができます。またステータスが表示されることで、相手が何をしているのか社員の状態を把握しやすくなり、コミュニケーションを取りやすくなります。業務におけるコミュニケーションはもちろんのこと、雑談などのちょっとしたコミュニケーションも取りやすくなります。
意思疎通がスムーズに行える
仮想オフィスツールにはビデオ会議、チャット、ファイル共有などの機能が搭載されております。これらのツールを活用することで、情報の共有などもスムーズに行われるため、意思疎通がスムーズに行えます。
場所を問わず働ける
仮想オフィスツールは、インターネット上にある仮想空間のため、パソコンなどのデバイスとネット回線があればどこからでもアクセスできます。日本中はもちろん、海外にいる社員とも、席を並べて仕事を行うことができます。
社員の勤務状態が可視化できる
仮想オフィスツールを利用すると、社員の勤務状況を把握できるため、出退勤の把握が可能です。社員の出勤状況や作業状況を確認でき、マネジメントに役立ちます。
経費削減ができる
仮想オフィスツールを導入すると、オフィスを縮小もしくは構える必要もなくなるため、賃料や光熱費、水道代などの費用を削減できます。また、従業員の交通費も削減できるため、コスト削減につながります。
社員の孤独感、帰属意識の低下防止に役立つ
オフィスに出社していた場合と異なり、リモートワークを継続していると、人との接触機会が減り孤独感を抱いたり、帰属意識が低下するという声があります。仮想オフィスツールを利用するとコミュニケーション機会創出や皆で働いているという一体感を得られるため、社員のストレス防止に役立ちます。
仮想オフィスツールのメリットの詳細はこちらをご覧ください。
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仮想オフィスのデメリット
インターネット環境やパソコンなどのデバイスが揃っていないと利用できない
仮想オフィスツールは、インターネット環境で動くツールのため、ネット回線がないと利用ができません。またパソコンなどのデバイスがないと利用することができません。
面識がない人に話しかける時は勇気がいる
現実世界でもそうですが、初対面の人に話しかけることは勇気がいります。仮想空間上でもそれは同じですが、仮想オフィスツールでは、話しかけてよいか確認をとる、ノック機能やチャット機能が用意され、コミュニケーションを取りやすいよう機能が用意されております。
監視されているように感じる
社員の勤務状況を可視化できる一方で、働く社員側からすると、監視されているように感じる方もいます。導入の際には社員に説明をした上で、監視ではなく、勤務状況の把握であること、働いている緊張感を持つため、カメラの利用は個人に任せるなど運用ルールを決め、社員のプライバシーに配慮する必要もあります。
WEB会議ツール・チャットツールとの違い
コミュニケーションが取りやすい。
仮想オフィスツールでは、アバターやアイコンを使って、より自然にコミュニケーションをとることができます。また、チャットツールでは、テキストのみでコミュニケーションをとるため、ニュアンスが伝わりにくいことがありますが、仮想オフィスツールでは、声のトーンや表情で、ニュアンスを伝えることができます。
一体感が生まれる
WEB会議ツール上で会議を行う場合、参加者が多いと一部の参加者のみしか確認できず、他の参加者の存在を感じづらく、一体感に欠けることがあります。しかし、仮想オフィスツールでは、参加者全員が同じ空間に集まることで、一体感を感じることができます。また会議後にちょっとした雑談が生まれることも仮想オフィスツールならではです。
生産性が向上する
よりリアルに近い形でコミュニケーションをとることができ、コミュニケーションの質を向上させることで、生産性を向上させることができます。
導入にあたっての考え方（選び方）
仮想オフィスツールは各社から様々な製品が提供されております。oVice株式会社様が提供する「ovice(オヴィス)」、株式会社ベンドが提供する「MetaLife（メタライフ）」、当社にて提供する「FAMoffice（ファムオフィス）」など豊富な製品ラインナップがございます。画面レイアウトが異なったり、連携できる機能が異なったりと、製品によって様々な特徴がございます。無料でトライアルを実施できる製品もございますので、まずはお試しして自社にあった製品を見つけることをおすすめいたします。
FAMoffice では、1か月間の無料トライアルを提供しています。
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