在宅でも社員がお互いの勤務状況を把握できるように。経営者・社員双方がメリットを享受
株式会社システムブレーンは、在宅勤務制度を利用する社員が増えたことにより、他の社員の勤務状況が見えにくくなり、電話の取り次ぎなどに支障を来していました。FAMofficeの導入で、他の社員の状況を一覧で確認できるようになり、社員のストレスは減少。同社に導入の流れや導入による効果を伺いました。
株式会社システムブレーン
代表取締役 岡田常彦様
企画室 岡田幸洋様
INTERVIEW
FAMofficeはスペックとコストのバランスが取れていた
――FAMofficeを導入した当時の状況を教えてください。
岡田常彦代表取締役（以下、岡田代表取締役）：以前から当社では在宅勤務制度を導入していましたが、新型コロナウイルス感染症の流行により、大半の社員が在宅勤務制度を利用することになりました。2023年5月に新型コロナウイルス感染症が5類に移行し、出社ができるようになったものの、子育てや介護などで在宅勤務を希望する社員が多くいました。そこで在宅勤務の方が仕事がしやすいのであれば、在宅勤務でも生産性の高い活動ができるよう、社内外のコミュニケーションのあり方について考えるようになったのです。
岡田幸洋様（以下、岡田様）：当社は講演会の講師を紹介する仕事をしているため、お客様からのお問い合わせの電話が多くあります。加えて、業務委託をしているメンバーも多くいます。例えば社員の出社状況などがわからなければ、電話の取り次ぎが円滑にできません。出社と在宅勤務を両立するには、社員や業務委託のメンバーの状況をすぐに確認できる仕組みが必要でした。
――FAMoffice導入の決め手を教えてください。
岡田代表取締役：スペックとコストのバランスがとれている点です。いくら多機能な製品を導入しても、実際には使いこなせない場合もあります。当社の導入目的は、状況確認です。在宅勤務の社員と出社している社員が入り混じっている状態では、他の社員の状況がすぐにわかりません。その状態で働くと、コミュニケーション面で社員は大きなストレスを感じます。FAMofficeであれば、他の社員の状況を手間なく共有できます。この価格で当社の目的に十分対応可能だと判断したことが、導入の決め手につながりました。コストに関しては、利用人数の面から考えても、当社の課題に合致していました。当社は、FAMoffice導入前に他社の製品を利用していました。しかし業務委託のメンバーが増えたことにより、固定費が増加するという課題を抱えていました。FAMofficeであれば、利用人数の変動があってもユーザーが100人までであれば価格は変わりません。当社の社員数と業務委託のメンバー数を考えると、固定費が増えないのはありがたいです。
トライアル期間に設定した環境を継続して使える点が便利
――導入から現在までの流れを教えてください。
岡田様：トライアルを経た後、2024年2月に導入しました。FAMofficeを知ってから実際に導入するまでたった1ヶ月しかかからず、すぐに導入ができました。トライアル期間には、サインインやサインアウトをし忘れずに使い続けるために、ブラウザ版とアプリ版のどちらが適しているかを社員と共に検討しました。最終的に、アプリをダウンロードすれば、自動サインインや離席中のステータス表示ができるので、社員の負担がなく運用がしやすいとわかり、現在は9割の社員がアプリ版を使用しています。システムを導入する際は、一般的にプロフィール登録などに手間がかかりますが、一括登録ができたおかげでスムーズに始められました。トライアル期間に構築したレイアウトなどの設定を、本格導入後もそのまま活かせる点は、ありがたかったです。
――利用にあたって、社員の皆さんの反応はいかがでしたか？
岡田様：新しいサービスを導入すると、不満が寄せられるケースもありますが、今回は不満はほとんどありませんでした。富士ソフトからもらったマニュアルの中からサインイン方法など最初に必要な情報だけを抜粋し、簡単なマニュアルを作成して社員に配布しました。説明はそれだけでしたが、スムーズでした。
岡田代表取締役：FAMofficeは業務委託のメンバーにも利用してもらっていますが、とても使いやすいようです。他の社員の状況が一覧で見えるようになったため、連絡しやすくなり、仕事をするうえでのストレスは随分減っていると思います。導入当初、FAMofficeには、出社や在宅、会議中や離席中など社員の状況が確認できることを求めていました。使い始めて数ヶ月経ちますが、その役目を十分に果たしていると感じています。
社員に仕事の効率化を促す勤務時間の可視化
――経営者のお立場から見て、FAMoffice導入の利点はどこにあると感じていますか？
岡田代表取締役：組織の課題解決につながっています。その1つが、勤怠管理です。FAMofficeはサインインやサインアウトの時間を集計できるので、勤務時間を可視化できます。長時間労働の防止にもつながるでしょう。FAMofficeを導入したことで、仮に在宅で仕事をしていても、「効率を考えて仕事に取り組むように」というメッセージを社員に伝えられていると思います。FAMofficeは社員にとって利便性があるだけではなく、経営者の課題解決にもつながる製品だと感じています。
――これからFAMofficeの導入を考えている方へアドバイスをお願いします。
岡田様：サービスを導入する際は、目的を最優先に考えて選択することをおすすめします。いくら多機能であっても、新しいサービスへの移行には、かなりコストがかかるためです。FAMofficeはかゆいところに手が届くサービスで、導入によって私たちの目的は達成できています。FAMofficeを選んでよかったと思います。
岡田代表取締役：組織が成果を出すには、問題を解消していかなければなりません。仮にサービスの導入で問題を解消するのであれば、経営課題を放置することで生じる損害とサービスの導入コストを比較して、コストに見合うものを選ぶ必要があります。そうした観点から考えても、FAMofficeの導入は大きな価値があったと思います。人手不足により、今後、採用がさらに厳しくなっていくことを考えると、どの企業においても在宅勤務制度を積極的に進めた方がよいでしょう。在宅勤務制度にはさまざまなハードルがありますが、FAMofficeが解決策になると思います。
PROFILE
会社名：株式会社システムブレーン
所在地：本社 大阪府大阪市西区江戸堀1-10-8 パシフィックマークス肥後橋3階
東京本部 東京都中央区日本橋人形町2-15-1 フジタ人形町ビル8階
URL：https://www.sbrain.co.jp/
※当事例は2024年5月時点の情報です。
