気軽なコミュニケーションが業務スピード向上につながる。バーチャル空間で在宅勤務が気兼ねなくできる環境を実現
FAMofficeは仮想オフィスにアバターが出勤することで、社員の稼働状況の可視化やちょっとした雑談・声かけを可能にするコミュニケーションツールです。今回は、FAMofficeを使った在宅勤務の推進と業務スピードの向上につながった事例として、ブラザーリビングサービス株式会社にお話しを伺いました。
ブラザーリビングサービス株式会社
代表取締役 青木様
総務部 小野寺様
INTERVIEW
在宅勤務の拡充を望む一方で、在宅勤務が活用されていない現実
――FAMofficeを導入した背景を教えてください。
青木様：コロナ禍以前より、弊社では育児や介護を行っている方の働きやすさを重視して、週2日まで在宅勤務を認めていました。最近行った社内のアンケートで在宅勤務の規制を緩めてほしいという声が多数あったにも関わらず、在宅勤務があまり使われていないのが実情でした。そこから、本音は在宅勤務で時間を有効に使いたいけど、在宅勤務により周りの人に迷惑をかけてしまうことを気にしてしまい、遠慮してしまう人が多いのではと仮説を立てました。
具体的には、在宅勤務のメンバーとは、どうしてもメールでのやりとりが増えてしまい、相手に無駄な手間や時間をかけてしまうというものです。相手の姿が見えないことが、コミュニケーションの障がいと思い、これを解消するツールがないかと探していました。
小野寺様：弊社は出社しないといけない現場作業が大半を占めるため、間接部門だけ在宅で働くということに心理的な抵抗があるようです。その点では、私が在籍している総務部は在宅勤務を積極的に活用していますが、オフィスにいる他部門の方からすると、在宅の相手が見えないことでコンタクトしていいか躊躇されたり、物理的な距離感から遠慮してしまうようです。このため、自宅とオフィスの双方にいる状態が見えること、視覚的に社員全員が一か所に集まっているような環境が重要だと思いました。
気軽さ、保守、コストを決め手にFAMofficeを選定
――FAMoffice導入の決め手を教えてください。
青木様：勤務場所や現在の状況をアバターに示せるところが良いなと思いました。相手の状況がわからないと話しかけづらいため、状況が可視化されると声がけがしやすくなります。アバターを重ねるだけで会話ができるというビデオ通話の即時性も良かったです。
小野寺様：他にもいくつかのバーチャルオフィスツールを試しましたが、気軽さ、保守、コストの３つの要件をバランスよく満たしていたのがFAMofficeでした。具体的には、コミュニケーションの取りやすさはもちろん、運用にITの専門性が要らず自分達ができることが良いと思いました。保守で別途費用が掛かることもなく、コスト面でも他社と比較して安かったため、FAMofficeに決めました。
――FAMofficeをどのように活用していますか。
青木様：ビデオ通話でのコミュニケーションのみではなく、状況把握にも活用しています。
これまでは、総務部では、在宅勤務時に勤務開始や退勤時、昼休憩の際に「仕事始めます」などチャットで連絡をしていました。FAMofficeはアバターの有無で判断できるため、メンバーの状況把握にチャットの必要もなく即時に確認できます。また、勤務場所も表示するようにし、相手がどこにいるかわかるようにしています。
情報伝達速度が上がり、コミュニケーション量が増加
――FAMofficeを使ってみてどのような効果がありましたでしょうか。
青木様：在宅の人とのコミュニケーションが以前は少なかったですが、FAMofficeを導入してからコミュニケーション量が増えました。相手の状況がわかるようになり話しかけやすくなったことが一番の要因かと思います。出社している人同士でも、わざわざ相手の席に移動せずにFAMofficeで話しかけられるようになったため、業務スピードの向上に繋がっています。今までは相手のスケジュールを確認して空いているタイミングで話しかけるようにしていましたが、ステータスを見るだけで声をかけても良いか判断できるのは非常に便利です。
小野寺様：情報伝達速度が格段に上がりました。今までは複数人に伝えたいことがあった際は、全員のスケジュールを見て会議を設定する必要がありましたが、これがとてもストレスでした。FAMofficeは「ちょっと手の空いている人集まって」とチャットで投げかけて会議を開始できるのでとても助かっています。メールやチャットだと認識の齟齬や異なった感情の受け止め方をしてしまいがちですが、ビデオ通話により齟齬なく相手に伝わりやすくなったことも効果的でした。
――FAMofficeを使って効果的だと感じたエピソードを教えてください。
青木様：何かトラブルがあった際に私がそのオフィスにはおらず、遠隔でトラブル対処の判断をしなければならない時がありました。FAMofficeはこのような時でも、現場の社員に事象の説明を聞くところから、関係者を集めて会議を開き、トラブル対処の方針と役割決めを行うところまでをスムーズに行うことができました。今まではメールで連絡しており、トラブルに追われながら文章を打たなければならなかったため、現場の社員の負担がかなり大きくありました。この負担を無くし、素早く情報共有と意思決定ができたことにFAMofficeを導入してよかったと強く感じました。また、アバターの動きでトラブル対処の様子が大まかでも推測できるのは安心感に繋がります。
――今後の展望を教えてください。
青木様：在宅勤務に理解がある総務部を中心に積極的に使っておりますが、まだ活用が進んでいない部署もあります。FAMofficeは使ってみないと便利さが伝わらないため、社員に触れてもらう機会を作ろうと思っています。若手社員を筆頭にキーパーソンを作り、そこから積極的に広めてもらうなどの手法を検討しています。無理に出社せずに在宅でも仕事ができる。そういった働き方を体験してもらいたいです。
小野寺様：FAMofficeは連絡が容易になるだけでなく、そこから何気ない雑談や情報共有、アイデアが生まれやすい環境が作れることも魅力だと思っています。社員の皆様には、まずは会話の気軽さから体験していただき、そこからFAMofficeを好きになってもらえればと思います。会話を始める際にイヤホンやヘッドセットを準備しておらずバタバタしてしまう方がいるので、社員全員に常時着用可能なヘッドセットを配る等の対応をし、より気軽に声掛けができる環境を作っていきたいと思います。
PROFILE
会社名：ブラザーリビングサービス株式会社
所在地：〒467-0845 名古屋市瑞穂区河岸一丁目1番1号
URL：https://brother-living-service.co.jp/
※当事例は2023年12月時点の情報です。
