テレワークでの「働きやすい」環境づくりをサポート。通信容量・デバイス負荷を抑えたコミュニケーションを実現
FAMofficeは仮想オフィスにアバターが出勤することで、社員同士の状況把握や気軽な話しかけを可能にするコミュニケーションツールです。今回は、FAMofficeを使ってテレワークの働きやすい環境整備を実現した事例として、株式会社生活総合サービス様にお話しを伺いました。
株式会社生活総合サービス
高津様
INTERVIEW
WEB会議ツールでコミュニケーション環境を整えるも通信容量とデバイス負荷が課題に
ーーFAMofficeを導入する背景を教えてください。
弊社では働きやすい環境を整えることを大切にしており、コロナ禍前から働く時間を自分で決められるフレックスタイムの導入など働き方の見直しを進めておりました。その後コロナウイルスの感染拡大が進む中で、働く場所も自分で決める働き方もできるのではないかと考えるようになりました。働きやすさの先に、企業としての結果も繋がると思っています。台風で電車が遅延しても出社しなければならず、お昼に会社に到着してから作業開始となるような働き方が、本当に働きやすいのかと疑問に感じていました。このこともあり、テレワークの実施が仕事の効率・結果に繋がると判断し、弊社では早期から在宅勤務ができる環境へと移行しました。
――テレワークに移行したことで生じた課題はありましたか？
弊社ではもとよりワンフロアのオフィスで周囲の様子を見えるようにし、気遣いや情報共有などコミュニケーションが親密に取れる環境を整えていました。そのため、テレワーク導入によりみんなの状況が見える環境がなくなってしまうことはかなり苦しくもありました。この状況を打開するためにチーム毎にWEB会議ルームを設置し、全員繋ぎっぱなしで運用していましたが、デバイスの負荷がかかりすぎてPCが壊れてしまうことが多々ありました。また、社員にはポケットWi-Fiを配布しておりましたが、100GBを超えてしまう人もいるくらい通信容量がかかっており、契約した容量で運用を継続させることが難しくもありました。
周囲を気遣い、助け合う環境を作るためにはお互いの状況が見えることが大切だと考えています。デバイスの負荷を抑え、通信容量を軽減しながらもみんなと繋がっている環境を作れないかと解決策を模索していたところFAMofficeに出会いました。
WEB会議ツールでコミュニケーション環境を整えるも通信容量とデバイス負荷が課題に
ーーFAMofficeを使ってみて便利だと思った点はありましたか。
パソコンを起動した際に自動で立ち上がり、設定した席に自動で座ってくれるというのが良かったです。チームごとに席を固めているので、例えば今日システム部って誰がいるんだっけ？と思った時に俯瞰ですぐに確認することができます。また、IP登録すると出社した人には出社マークが付くため、会社でしかできない業務を誰に頼めば良いかすぐに判断することができるようになり、すごく助かりました。FAMofficeは相手の状況を把握するのにとても向いていると思います。
ーーFAMoffice導入により当初抱えていた課題は解決できましたか。
通信容量は100GBを超える例はほぼ見ることがなく、求めていた容量まで下げることができました。デバイス負荷も以前より軽くなり、PCが故障するケースは激減しました。ビデオ通話をしなくても相手の様子を見ることができ、話したい時だけビデオ通話が作動する仕様が課題解決に繋がりました。
日々の業務をバーチャルでどう置き換えるかを考えることで働きやすさを追求
ーーFAMofficeを運用するにあたってどのような工夫をしていますか？
ツールランチャーや看板を使って、外部ツールにアクセスしやすい状況を作っています。例えば社員全員が集まる朝礼では、FAMofficeで朝礼をやるとアバターが一か所に集まってごちゃっとしてしまうのでWEB会議ツールを使うのですが、全員がすぐにWEB会議に参加できるようにツールランチャーで会議URLのリンクを貼ってアクセスできるようにしています。
また、病気療養や家族の問題など、個人の労務の相談は、より表情を見ながら会話したいためWEB会議ツールを使うようにしています。その際、FAMofficeからWEB会議部屋に入れるように看板にWEB会議ツールのリンクを設定し、看板をクリックするだけでアクセスできるようにしています。FAMofficeはアバターの動きで誰と誰が話しているのか見えることが特徴ではありますが、労務などのセンシティブな相談は会話しているところを見られたくないものです。用途に応じてツールを使い分けるだけでなく、FAMofficeからいかに他ツールにアクセスしやすくするかも工夫しています。
看板機能は他にも自社製品の紹介動画や社内業務を確認するためのフォルダなどのリンクを設定しており、別のツールを開きたい、わからないことを確認したい時にすぐにアクセスできるようにしています。
ーー運用方法を考える際にどのようなことを意識しましたか？
日々の業務をバーチャルで置き換えた時にどのような運用になるのかを考えながらFAMofficeの運用設計をしています。新しい環境になると、うまくやれるだろうかと不安に思う人は絶対に出てきます。その不安を払拭するために各チーム何名かにお願いして使い勝手を確認し、働く上でどのような問題点があるかを挙げてもらうようにしていました。そこからFAMofficeのこの機能なら改善できるのではないかと模索しながらフロアレイアウトや運用方法を考えています。周りを意識しないでちょっとした雑談できる場所が欲しいとなった時に、画面右上の目立たないところに雑談ルームを設置し、自由にコミュニケーションが取れる場を作ったりもしていました。
チーム間の連携には相手を気にかけることが必要不可欠
ーー今後FAMofficeをどう活用していきたいですか？
弊社ではお互いに気遣える、助け合えることを全員出社の時から大切にしていました。1個の施策をやるにしても色んなチームが繋がって仕事が成り立つと思っていて、協力して仕事を進めるためには、「今は忙しそうだから声をかけるのは後にしよう」など相手を気にかけることが大切だと考えています。テレワークで周りに人がいない状況でもFAMofficeで相手を見ながら気遣いや助け合いができる環境がどんどん生まれていけばと思います。
ーー引き続きFAMofficeがお役に立てるよう改善を進めて参ります。貴重なお話をありがとうございました。
PROFILE
会社名：株式会社生活総合サービス
所在地：〒550-0004 大阪市西区靭本町2-3-2 なにわ筋本町MIDビル6F 7F
URL：https://www.teinei.co.jp/
※当事例は2023年11月時点の情報です。
