フォーマルではなくフランクな場に! 全国からバーチャル上で1つに集まる横のコミュニケーションの場の生成
FAMofficeは仮想上のオフィスにアバターが出勤することで、離れた場所にいてもちょっとした雑談・声かけを可能にするコミュニケーションツールです。仮想オフィスはテレワークのツールという認識が多いかと思いますが、拠点間でのコミュニケーション手法としても効果を発揮します。今回は全国でレンタルオフィスを展開している日本リージャスホールディングス株式会社にお話しを伺いました。
日本リージャスホールディングス株式会社
代表取締役社長 西岡様 HR Director 吉田様
※Regus最高級ブランド、Signatureにて撮影
INTERVIEW
拠点が離れているため、横の繋がりが持てないことへの課題感
――FAMofficeを導入する背景を教えてください。
西岡様：社員に対して働く上での困りごとのアンケートを実施した結果、コミュニケーションが取れないことを挙げている社員が多くいました。 弊社は全国50都市174か所にレンタルオフィスを展開しております。そこに270～280名ほどの社員が各地に配属されているため、1か所に1～2名程度しか社員がいない状況です。上司も別の拠点で働いていることから、上司との顔を合わせての会話は月１回程度で、連絡は電話やTeamsなど遠隔でのやり取りが基本です。つまり、弊社では出社がメインとはなっておりますが、ひとりひとり出社する場所が異なるため拠点でリモートワークを行っているような状態です。そのため、社員同士のつながりがほとんどないことにより、様々な課題が生じておりました。
――具体的にどのような課題があったのでしょうか？
西岡様：まず、新しく入った社員が会社のノウハウを知る機会が少ないことが課題でした。周りに社員がいるという環境が本社以外にないため、相談事があれば遠方にいる上司にしています。もちろん、電話やTeamsなどで連絡すれば上司は対応してくれますが、わざわざ電話するほどでもないちょっとした相談事は遠慮してしまってできないという状況にありました。一般的な会社では近くにいる同僚に相談すれば済みますが、拠点が離れていて面識のない同僚にいきなりTeamsで話しかけるのはハードルが高いです。
また、一人で作業することが多い受付業務の方は、ちょっとした雑談をする機会がありません。同僚と話すことによる息抜きができないため、孤独に感じる方も多いのではと思いました。
このことから、Teamsで行うようなフォーマルな会話ではない、ちょっとした相談事や息抜きなど、横同士の会話の場を設けることが重要だと判断しました。
FAMofficeは心理的距離を近づけられるコミュニケーションツール
――FAMofficeに着目した理由を教えてください。
西岡様：課題を解決できる手法を調べていく中で、仮想オフィスの存在を知りました。仮想オフィスは「この人は今忙しい」「今話しかけられる」「今日は休み」などを視覚的に判断できます。これが心理的な距離を近づける効果があると思いました。初対面同士でのコミュニケーションを生み出すためには、いかにして心理的な距離を近づけられるかが重要だと思っていました。アバターがいることで相手がいることを実感でき、様子がわかるからこそ、Teamsのようなチャットで繋がるフォーマルなコミュニケーションとは違う、距離感を近づけられるコミュニケーションツールとしてFAMofficeは最適だと判断しました。
仮想上に同僚だけで繋がれる自由でフランクな場を構築
――FAMofficeをどのように活用しているのでしょうか。
西岡様：横のコミュニーションを形成するために、私やディレクター、マネジメント層などは入らないようにしています。上の人間が入ってしまうと萎縮や遠慮が生まれてしまいます。そのためまずは各地に配属されている社員たちだけに入ってもらい、自由に使っていいよと伝えています。会話の内容も業務連絡の場とは言わず、雑談やちょっとした仕事の愚痴なども自由に発言しても良いように伝えています。そうしていくことで、社員同士が馴染んでいき、上司には話しづらいちょっとした相談やナレッジが共有できる場が自然と生まれていくと考えています。
――初対面同士の社員が会話を促進させるためにどのような工夫をされましたか？
西岡様：とはいえ初対面同士の社員に自由に話してと言っても、初めのうちは中々会話が生まれにくいと思います。そのため、アクティブにコミュニケーションを取れる人に協力してもらい、積極的に話しかけてもらうようお願いしています。場を盛り上げる人を用意しておくことで、周りがつられていき自然とコミュニケーションが増えると思いました。会話の促進や利用定着のためには、積極的に動いてくれる一部社員の協力が必須だと思います。
吉田様：会話のきっかけをつくるために、会話のテーマを設けたりもしています。例えば「おすすめの食べ物を教えてください」などのテーマを設定して、つぶやき機能で表示してもらうようにしています。このような吹き出しでのちょっとしたコミュニケーションからでも社員同士の距離が縮まっていけばと思っています。
――FAMoffice導入によりどのような効果を感じましたか？
吉田様：まだ導入が始まって間もないですが、まずはつぶやきでの会話から皆さん楽しんで使ってくれています。看板の内容を自分で変えて、会話のきっかけを作っている社員もいます。まだ探り探りではありますが、横のつながりが生まれてきていると実感しています。 物理的な距離を手助けし、隣に座っている、この感覚が重要だと感じています。
何より、「FAMofficeがとっても楽しいです」と言ってくれた社員がいることにとても嬉しく思っています。遠くにいる社員は、会社との距離感を感じて日々仕事をしていると思います。しかし、FAMoffice導入により、社員が抱える日々の細かな問題の解決策を、バーチャルの世界ではあるものの、分かりやすく提供することができ、少しでも会社との距離を縮めるお手伝いができたのではないかと思っています。全国平等に価値を提供できたFAMofficeは最も受け入れやすい福利厚生の１つだと思っています。
――西岡様と吉田様の社員に対する想いが伝わってきました。引き続きFAMofficeがお役に立てるよう改善を進めて参ります。貴重なお話をありがとうございました。
PROFILE
会社名： 日本リージャスホールディングス株式会社
所在地：〒163-1030 東京都新宿区西新宿三丁目7番1号 新宿パークタワー30階
URL：https://www.regus-office.jp/
※当事例は2023年08月時点の情報です。
