FAMofficeの「つぶやき機能」を活用し、リモートワークにおける部署を超えたコミュニケーションを実現
FAMofficeはアバターを使った仮想オフィスによって、オフィスにいるかのように会話できるため雑談などが生まれやすい特徴があります。また、ビデオ通話やビデオ会議などの機能も備えています。それだけでなく「つぶやき機能」に注目して活用されている事例として、株式会社データ・アプリケーション様にお話を伺いました。
株式会社データ・アプリケーション様
社長室長 山﨑様
INTERVIEW
FAMofficeを導入するまでの状況を教えてください。
以前は部署ごとにフロアが分かれており、出社していてもコミュニケーションがなかなか取れないことを課題として感じていました。これを改善するため、2020年の2月末にワンフロアで集まれるオフィスに移転したのですが、その矢先に新型コロナウイルスの流行でリモートワークになりました。IT企業なので、リモートでも生産性を落とすことなく業務を続けられましたが、コミュニケーションが取りにくい状況は続いていました。
コロナが落ち着き、出社率も徐々に増えつつあるとはいえ、完全な出社に戻すことはないと考え、ハイブリッドでどのように運営するのがよいのかを検討し始めました。現在は、ツールを導入した仕組み作りだけではなく、組織のマネジメントを含めて試行錯誤しています。
FAMofficeを導入したきっかけを教えてください。
リモートが中心で部門を超えたコミュニケーションが取りにくいものの、部門内でのコミュニケーションは取れている状況でした。しかし、オフィスをワンフロアにした目的と同じく、他部門とのコミュニケーションが取れるよう、雑談できる方法を検討していました。
当社ではMicrosoft Teamsなどを導入していますが、ステータスが反映されない、見えないユーザーや従業員がいる、見にくい、使いにくい、という声がありました。社長からは、オフィスのように誰が出社しているかを一覧で見えるツールが欲しいという話があり、仮想オフィスツールを探しました。
仮想オフィスツールは他にもいくつかありますが、FAMofficeを選ばれた理由はなんですか？
いろいろな製品をピックアップして使用したところ、ツールの中にはアバターを近づけるだけで音声が聞こえるものがありました。実際の働き方に近い使い方ができる反面、従業員側からは「常に聞かれている感があるところが嫌だ」という声がありました。
そんな中、FAMofficeは話している人同士にしか声と映像が届かないことを知りました。また、つぶやきの機能があるため、リアルタイムでコミュニケーションが取れなくとも、投稿された言葉にリアクションをすれば、タイムラグがありながらもコミュニケーションできるところが当社に合っていると感じました。
FAMofficeで便利だと感じる機能はありますか？
当社は鹿児島に子会社がありますし、副業で業務を担当している方もいます。これまではその姿が見えませんでしたが、FAMofficeを導入することで距離が近づいた感覚があります。直接コミュニケーションを取ることはなくても、物理的な距離の壁を越えられると感じています。
また、勤務状況の見える化や、孤独を感じるところを改善する意味で、「ここに来ればみんながいる」とわかることが挙げられます。コミュニケーションの活性化については、ツールを導入するだけで解決できるものではありませんので、他の工夫も考えながら取り組んでいます。
「集中したいから声をかけられたくない」といった要望にはどう対処していますか？
テレワークが推進される中で、常にカメラをオンにするなどの「監視」に近いことは嫌だと私も感じますし、最近話題になっている「心理的安全性」を担保しながら、従業員にも働いてもらえるよう考えています。
具体的には、ルールを最小限に抑えています。たとえば、仕事を始めるタイミングと終えるタイミングでサインインとサインアウトする、話しかけられたくないときは、「取込中」に設定する、といったルールくらいです。
音が他の人に聞かれることを気にされる人は、音をミュート、カメラも常にオフにしている人もいます。過剰なルールを作らずに緩やかにした運用で、今のところ問題ないと感じています。
ルールなどで負荷をかけすぎると、社内に浸透する前に使わなくなったり不満が出てきたりするので、なるべく緩やかに、まずは使ってなじませて、それが普通になってきてから徐々に使い方を増やしていきたいと考えています。
FAMofficeを導入する前後で変わったところはありますか？
他の部門の方々がどういう状況なのかが見える、というのが一番大きいです。現在の出社率は3割ぐらいなので、他の人が本当にいるのかという不安がなくなるのは非常に大きいと感じています。
FAMofficeに今後期待したいことや改善点はありますか？
つぶやきの機能を有効活用できているので、Twitterやチャットのようなタイムラインをフロアごとに見せられるようになっているとよいと感じます。過去につぶやいた内容にリアクションできると、よりコミュニケーションが活性化される気がします。
従業員から出てくる声として、サインアウトを促す機能が欲しいというものがあります。退勤ボタンを押してサインアウトすると、FAMoffice上の席札はグレーになります。これによって退勤状況を周知できるのですが、サインアウトを忘れて退勤してしまい、FAMoffice上では残業しているように見える、ということが起こっているようです。ブラウザをまとめて閉じるときに、サインアウトのダイアログが出るとか、閉じたタイミングで自動的にサインアウトする、などの選択肢があるとありがたいです。もしくは、定時のタイミングでサインインしていると、「まだ仕事を続けますか？」のようなアラートが出るとサインアウトを忘れず、各自で業務時間を管理できると思います。
お伺いした要望については、貴重なご意見として前向きに検討させていただきます。
本日はどうもありがとうございました。
PROFILE
会社名：株式会社データ・アプリケーション
所在地：〒104-0031 東京都中央区京橋1-7-2 ミュージアムタワー京橋13F
URL：https://www.dal.co.jp/
※当事例は2022年11月時点の情報です。
