テレワークのマネジメント課題をFAMofficeで解決
経営層と現場をつなぎ、組織にとって重要な役割を果たす中間管理職。部下のマネジメント、チームビルディング、人材育成など様々な課題を抱えているかと思いますが、テレワークが普及したことで、課題の解決はより難しくなったのではないでしょうか。
FAMoffice のお問い合わせをいただいたお客様からも、「在宅勤務だと部下の仕事ぶりが見えない」「チームのコミュニケーションが減っている」「リモートワークを続けることで帰属意識の低下につながらないだろうか」といった悩みを聞きます。
今回は、FAMoffice を導入することで中間管理職の方の悩みをどう解決できるかご説明します。
出社状況がひと目で分かることで労務管理を効率化
テレワーク時には、メールやチャットなどで始業開始の連絡をするルールを設けている企業も多いのではないでしょうか。そうすると中間管理職の方は、一人ひとりの連絡をいちいち確認しなければなりません。
FAMoffice には自席設定機能があり、お好きな席を自分の席として設定することができます。自席設定している場合、朝オフィスに出社するように FAMoffice にサインインすると自分のアバターがあらかじめ設定してある自席に現れます。FAMoffice なら配下のメンバーがいる座席島を見るだけで、誰が出社していて誰がまだ出社していないのかすぐに把握できます。FAMoffice を導入することで出社連絡のメールやチャットを確認する手間を削減し、中間管理職の方の貴重な朝の時間を他業務に使えるようになります。
ステータス表示とつぶやきで業務状況の把握
テレワークをしている際、配下のメンバーがいま何をしているのかを把握するには一人ひとりのカレンダーを見る必要があります。
しかし、FAMoffice ならばメンバーの業務状況を一目で知ることができます。FAMofficeには、会議中、電話中、食事中、外出中、離席中、取込中の6つのステータスがあり、その中から一つを選択すると自身のアバター上部にそのステータスが表示されるようになっています。FAMoffice を見ることで、「Aさんは営業に出ているんだな」「Bさんは会議中か」「Cさんは取込中だ、資料作成中かな」といったことがひと目で分かります。また、業務状況をつぶやいてもらうことで、どういった作業をしているのか、誰との会議なのかなどを詳しく把握することが可能です。
テレワークでは、配下がサボらずに勤務しているかどうしても気になり、テレワーク監視ツールの導入が検討されることもあります。しかし監視まではしたくないとの声も良く聞かれます。FAMofficeならば、監視まではしたくないけれど業務状況の概要ぐらいは知りたいという場合に、最適な情報量の業務状況共有ができます。
退勤時刻がひと目で分かることで業務を平準化
自席設定をしている場合、退勤すると席札がグレーになり退勤時刻が表示されます。配下のメンバーの席を見ると、何時から何時まで働いていたのかが分かるため、出退勤状況の管理に役立ちます。もし退勤時間が遅い場合や夜遅くまでアバターが着席していたら、「あれ…？もしかして何か急ぎの業務があるのだろうか」や「業務量が多いんじゃないだろうか」といったことが推察され、そこから他のメンバーに業務を割り振ることができます。特定のメンバーに負担がかからないように調整することで、テレワークでもチームのリソースを最大限に活かし、業務を効率化できます。
オフィスを一望できるデザインで部下の帰属意識の低下防止
テレワークを続けていると、組織への帰属意識の薄れが危惧されます。理由としては、「オフィスに出社しないので、一体感が感じられない」「同僚とのコミュニケーション不足」といったものがありますが、FAMoffice であればこれらを改善することができます。
FAMoffice は、オフィスを俯瞰したようなデザインが特徴的です。周りの業務状況が見えることで、みんなと働いている安心感や一体感を感じられるようになっています。トライアルいただいたお客様からも「みんなと働いているように感じられ、孤立感がなくなった」といったお声をいただいています。
プロフィール表示で新入社員や中途社員のオンボーディング
新入社員や中途社員にとって、一緒に働く人のプロフィールを知ることは重要なことです。また、チームメンバーや他部署の人も、新しく入社した人のことを知りたいと思っています。もし、出社していたらランチに一緒に行ったり、すれ違った際に声を掛け雑談をすることで人となりを知ることができますが、テレワークではそうはいきません。
FAMofficeはリモートワークにおける新卒や中途採用者のオンボーディングにも役立ちます。アバターをクリックするとその人の情報を見ることができるようになっています。役職や部署などの記載項目は自由に設定できるため、担当業務以外にも趣味や得意なことなどを書いておくとその人のことを理解でき、社内に馴染みやすくなります。
チームごとのスペースでチームビルディング
FAMoffice の特徴的な機能として、フロアエディターがあります。これは、座席島、会議室、ミーティングスペースなどのパーツを自由にフロアに配置することができる機能です。例えばこのフロアエディターを使って、チームメンバーの人数に最適な座席島を用意して、チームで集まって座席に座るだけでチーム意識が芽生えます。
さらに、ミーティングスペースを座席島の近くに配置し、そこを作業スペースとします。チームのメンバーと話をしながら手を動かしたいときや、ちょっと相談しながら作業を進めたいときはそこに移動をする…といった運用にしておくと、集まりたいメンバーだけ集まり、ビデオ通話しながら作業することができます。こういった取り組みをすることで、チーム内のコミュニケーション活性化はもちろん、会話の中で個々のスキルやノウハウの交換もおこなえるため、より良いチームを構築することができます。
バーチャルオフィスを導入し、適切なマネジメントを行う
コロナ禍前に導入された社内システムは、オフィス出社が前提になっています。ハイブリッドワークという新しい働き方へ変化した今、配下のメンバーとの快適なコミュニケーションや業務状況把握のために、新しいシステムやツールを検討してみてはいかがでしょうか。その中でも仮想オフィス空間FAMoffice は部下のマネジメント、チームビルディング、人材育成など中間管理職の方の課題解決に役立つ便利な機能をそなえています。ぜひお問い合わせください。
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FAMoffice では、1か月間の無料トライアルを提供しています。
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