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某 情報通信会社様でのテレワーク課題解決事例

某 情報通信会社A 社様では、新型コロナウィルスの感染予防のため2020年1月より在宅勤務を開始しました。一つの部署で複数プロジェクトが同時進行しており、各プロジェクトには4~10人ほどが関わります。プロジェクトメンバーには中途採用の方やプロジェクト途中参加の方なども多いため、Slack やMicrosoft Teams を使い、円滑なコミュニケーションがとれるよう工夫していました。例えば、カメラとマイクOFFの状態でTeams を常時接続しておき、何か質問がある時や相談したい時だけマイクONにするといったような運用です。しかし、現場からは「誰かと個別の話をしたい時、皆の邪魔になる気がして話しづらい。」 「 いちいち個別の会議設定をしないといけないのが面倒。」などの声があがっていたそうです。そんな中、FAMoffice を知り、1か月のトライアル実施後、導入を決めました。
今回は、A 社様のFAMoffice 活用方法をご紹介します。

<FAMoffice 活用方法>

その①:会議室をプロジェクトルーム化

会議室をプロジェクトルームとして利用し、プロジェクトメンバーがいつもルームにいるようにしているそうです。入退室時には挨拶、軽く雑談をして、その後は基本カメラとマイクOFF にしているそうです。ちょっと皆に周知したい、誰かに質問したい時だけはミュートを解除します。Teams と違うのは、こっそり個別の話をしたい…という時には会議室を出て、アバターをぶつけるだけで会話が始められる点です。また、事前のURL  発行や参加者を招待するといった操作も必要なく、会議室には誰でもいつでも自由に出入りできるところも現場のメンバーには好評のようです。

※FAMoffice にはフロアエディターという機能があり、座席島や会議室、会議テーブルなどのパーツをフロアに自由に配置することが可能です。会議室は8人席、12人席のパーツがあり、会議テーブルは4人が座れるようになっています。

会議室

 <導入前の課題> 気軽なコミュニケーションがしづらい

 <導入後の効果> プロジェクトメンバー間のちょっとしたコミュニケーションが増えた

その②:テスト工程ではミーティングスペースで綿密な連携

システムの欠陥やプログラム中の不具合(バグ)を発見するテスト工程時には、テスト進捗確認やバグ発見報告、修正方針の相談、影響範囲の絞り込みなど、テストチームと開発チームで綿密なコミュニケーションが必要になります。この工程では、プロジェクトリーダーがミーティングスペースに常駐して、次々とメンバーに入れ替わりでミーティングに参加してもらい作業指示を出す、といった使い方もされているとのことでした。このミーティングでは、カメラもONにして表情も含め細かいコミュニケーション齟齬も発生しないようにしているとのことです。ビデオはアバターの顔のサイズで小さく表示され、WEB 会議に比べて背景や顔が小さく映るのもFAMoffice ならではの特徴です。

この使い方では、突発的な報告事項が発生したときにミーティングスペースに飛び込めばすぐに報告できるので、報連相のスピードも向上しているとのことです。ミーティングスペースでの打ち合わせ参加者が一目で分かるので、打ち合わせが長くなると、どこの部隊で課題を抱えているのかプロジェクトメンバーに知れ渡るのでリアルオフィスであったような、プロジェクト内の雰囲気も感じることが出来るようになったそうです。

さらに業務の進捗状況や報告すべき事象が発生したときにつぶやきとして表示することで、リーダーだけでなくプロジェクトメンバー間での業務状況の共有も出来ているとのことです。

 <導入前の課題>報連相スピードの低下、プロジェクトの状況把握がしにくい

 <導入後の効果>報連相スピードの向上とプロジェクト状況可視化を同時に解決

その③:座席島をプロジェクト単位で配置

リモートワークにおける中途採用者のオンボーディングはなかなか苦労するかと思いますが、FAMoffice はオンボーディング施策としても最適です。
プロジェクトによって座席島を分けており、社員は参加しているプロジェクトの座席島に座るようにしています。そうすることによって、誰がどのプロジェクトをやっているのかが一目でわかるそうです。
フロアを俯瞰して見られることでメンバーの名前を覚えたり、どういった業務をしているのか把握することに役立ちます。さらに誰と誰が喋っているのか、FAMoffice の画面を見るだけで分かるので社内の交流関係や繋がりもなんとなく理解できます。アバターをぶつけるだけでビデオ通話が始まるので、気軽にコミュニケーションもとりやすく、中途入社社員から周りに話しかける回数が増えたとのことでした。

  <導入前の課題>テレワークにおける中途入社社員のオンボーディングに悩んでいる

  <導入後の効果>同僚の業務内容や社内の繋がりが分かることで、中途入社社員から話しかけやすくなった

図

FAMoffice を導入することで様々な効果が見られます。テレワークでの円滑なコミュニケーションに課題を抱えている企業様はぜひFAMoffice を導入し、こちらの活用例を参考にされてみてはいかがでしょうか。

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