イトーキ様がFAMofficeを使用したバーチャル空間での実証実験を実施
イトーキ様がFAMofficeを使用し、バーチャル空間による次世代のコミュニケーションの確立のための実証実験を行いました。今回はDX推進本部デジタルソリューション企画統括部の秋山様、福島様から、実証実験の背景や内容、意義についてお話を伺いました。
株式会社イトーキ DX推進本部 デジタルソリューション企画統括部 デジタル技術推進部
部長 秋山様
福島様
INTERVIEW
2つのカスタマイズを行い、実証実験を実施
目 的 ： バーチャル空間による次世代のコミュニケーションの確立
内 容 ： ABWの働き方に合わせたバーチャル空間の構築
出社していない社員との気軽な情報共有を実現させるため実証実験を開始
ーー今回の実証実験で活用されている「XORK」とはどのような場所でしょうか？
秋山様：XORKは「人と活動を基軸にした新たなオフィスづくり」をコンセプトにした「次世代のWork Style」を実践するオフィス空間であり、ABW（Activity Based Working）とWell-beingを掲げています。ABWはオランダのコンサルティング会社であるヴェルデホーエン社発祥の働き方で、アクティビティに応じて目的を果たせる空間を用意することで業務効率を向上させることができます。今後ワンフロアの広いビルが多く建てられ、多拠点から1箇所に集約するオフィスが増加する傾向にあります。そのためXORKを活用して、多拠点から集約してくる働き方に対する提案を実施しています。
ーー今回のFAMofficeを使用した実証実験の背景を教えてください。
福島様:イトーキでは次世代のコミュニケーションを確立させるデジタルソリューションの開発に向けて、世の中にある様々なツールを試しています。テレワークの普及により、チャットを基本としたデジタルのコミュニケーションに変わったことで、オフィスでおこなわれていた何気ない会話ができないことに課題を感じていました。
私たちの部署では週に1回情報共有のための時間を設けていますが、限られた時間の中で全員が全てのことを話せないこともあります。また、テレワークだと誰が何をやっているかわからないため、気軽に話しかけることができません。毎日オフィスに出社する働き方をしていたときは、すぐに聞くことができていた情報がテレワークをするようになってから1週間以上も遅れてしまうことがありました。
秋山様：出社した人同士のみだけではなく、テレワーク実施者とも相互に情報共有ができる環境を整えることが重要だと感じました。会議を設定せず気軽にコミュニケーションが取れる場としてバーチャルオフィスツールであるFAMofficeで実証実験をしました。
ーー実証実験で行ったカスタマイズについて教えてください。
秋山様：XORKではABWの考え方に基づいて業務内容を「活動」と定義し、その活動に応じてワーカー自らが自律的にワークプレイスを使い分けています。つまり、自分がいる場所を示すことが、自分が今何をしているかを示すことに繋がります。お互いに何をしているかを把握できるようリアルオフィスの再現と10の活動のステータス表示のカスタマイズを実施しました。
気軽な話しかけとステータス表示で情報共有の機会を創出
ーーFAMoffice導入によりどのような効果を感じましたか？
福島様:ステータス表示で相手の状況を把握できるようになりました。積極的にステータスを表示してくれる社員に対しては、「今声をかけても良いのだろうか」という不安がなくなり、気軽に話しかけられるようになったことが良かったです。
秋山様：チャットではなく、その場で聞ける環境を整えられたのが良かったと思います。チャットは自分のタイミングで返せるため、集中している時に邪魔にならないというメリットがありますが、すぐに話しかけて瞬時に解決できる話題もあります。また、アクティブに話しかけられるようになったことで、共有会以外でも情報共有の機会が生まれるようになったことが良かったです。
バーチャル空間は離れている相手とも接点を持たせることができ、思いやりながらコミュニケーションが取れる
ーーオフィスで集まることの意義についてどのようにお考えでしょうか？
秋山様：コロナにより、家でも仕事ができるようになったことで、オフィスの存在意義が問われるようになりました。しかし、テレワークでひとり黙々と仕事をするだけでなく、人との交流や知識伝承、メンタルケアなど業務だけでないコミュニケーションも重要であり、それを実現できる場所としてリアルのオフィスがあると思っています。
ーーリアルのオフィスで集まることを重要視する中で、バーチャルで集まることの意義はどのようにお考えでしょうか？
秋山様：現代の働き方ではメンバーが必ずしもリアルの場に集まれるわけでありません。相手が見えないと、声をかけても良いかわからなかったり、文章では怒っているように感じてしまったりと気軽にコミュニケーションが取れなくなります。バーチャルでお互いを見えるようにし、相手を思いやりながらコミュニケーションを取れる環境は重要だと思います。
福島様:出社のタイミングがチーム内でずれてくるとコミュニケーションのハードルが上がってしまいます。バーチャル上でのコミュニケーションは、出社のタイミングが合わなくても接点を持たせることができるので、大きなメリットだと考えています。
ーー今後実証実験で実現したいことはありますでしょうか？
秋山様：位置情報との連携です。ABWの働き方では、リアルオフィスの居場所がわかれば、何をしているかの発信に繋がります。自動的に発信できるようにすることで、そこから生まれるコミュニケーションが増えるのではと考えております。
福島様:働き方の分析や傾向の把握という観点から見ると、ステータスの表示時間の割合をグラフで可視化できるようになると嬉しいです。これと関連する機能として、エリアを移動した際に、場所に紐づいているステータスに自動で切り替わるようになればより正確にデータが取れるかと思います。
ーー引き続きFAMofficeがお役に立てるよう改善を進めて参ります。貴重なお話をありがとうございました。
PROFILE
会社名：イトーキ株式会社
所在地：〒105-8501 東京都中央区日本橋2-5-1日本橋髙島屋三井ビルディング
URL：https://itoki.jp/
※当事例は2023年11月時点の情報です。
