操作に無駄がないシームレスなコミュニケーションを実現！FAMoffice新機能をリリース

7月3日（月）より、FAMofficeに新機能が追加されます。従来の「メモ」「探す」「フォロー」の３つの機能を改善・統合させた、コンタクト機能やコミュニケーションを促進する3つの新機能、管理者の運用負荷を低減する3つの新機能がリリースされます。FAMofficeは、これまで以上にシームレスなコミュニケーションを可能にする仮想オフィスへと進化しました。

▶FAMofficeの機能一覧を知りたい方はこちらをご覧ください。

シームレスなコミュニケーションを実現させる「コンタクト」機能とは？
コミュニケーションを促進させる３つの新機能
管理負担を低減させる３つの新機能
仮想オフィス空間FAMofficeをご体感ください

シームレスなコミュニケーションを実現させる「コンタクト」機能とは？

コンタクトは従来の「メモ」、「探す」、「フォロー」の３つの機能を改善・統合させた新機能です。相手の状況を知りたい、会話したい、メッセージを残したい、などのコミュニケーションに関することは、この機能で賄うことができます。コンタクトは以降にご紹介する新機能「会話リクエスト」、「グループチャット」とも連動しており、様々な機能を無駄なくスムーズに活用できます。ここからは従来の「メモ」、「探す」、「フォロー」の進化したポイントをご紹介します。

「チャット」：テキストベースのメッセージの効率化

コンタクトボタンを押すとチャットの画面が表示されます。今までは相手のアバターをクリックしてメモを残す仕様でしたが、アバターでの選択が必要なく、コントタクトボタンからスムーズにメッセージを送ることができるようになりました。また、コンタクト内に履歴が残ることから、メッセージのやり取りをすぐに見返すことができます。近くにいる人にはアバターをクリックする、遠くの人にはコンタクトから検索または履歴から連絡するなど、相手によって使い分けられます。

※Ver. 1.7以前の「メモ」がなくなり、「コンタクト」内に統合されました。

「ユーザーの検索強化」：検索相手の詳細がわかるからこその安心感

ユーザー検索結果に、フルネームと組織名が表示されるようになりました。他部署や他拠点など認識があまりない人とコミュニケーションを取ろうとした際に、「この人で本当にあっているのか」など、ちょっとした不安に駆られることがあるかと思います。ユーザー検索の強化で相手の詳細がわかるようになることで、このような不安がなくなり、ストレスなくコミュニケーションを行えます。

※Ver. 1.7以前の「探す」がなくなり、「コンタクト」内に統合されました。

「ピン留め」：特定の相手とつながりやすくなる

特定の相手をピン留めで上位表示に固定できます。ピン留めをすると、「外出中」などのステータスやサインイン状況、つぶやきが確認できるため、声掛けのタイミングが把握しやすくなります。チャット機能と統合されているため、相手が会話できない場合はメッセージを残しておくなど、状況に合わせたコミュニケーションをシームレスに行えます。

※Ver. 1.7以前の「フォローリスト」機能がなくなり、「コンタクト」内のピン留めが代替機能となります。

コミュニケーションを促進させる３つの新機能

FAMofficeはコミュニケーションを気軽にかつスムーズに行える環境を大切にしております。より快適にコミュニケーションが図れるように、「声掛けのしやすさ」、「複数人への情報共有」「隙間時間にできる簡易的なコミュニケーション」を改善した３つの機能を追加しました。

「会話リクエスト」：話しかけづらいを軽減する声掛け機能

出社時でよくある「ちょっといいですか？」に代わるドアノックツールです。話したい相手に対して会話リクエストを送ることができます。会話リクエストを受けた相手には通知が入り、「今すぐ会話できる」と「今は会話できない」の2択で答えることができます。「今すぐ会話できる」を選択するとリクエストを送付した相手とビデオ通話を開始し、「今は会話できない」を選択すると会話リクエストが履歴としてコンタクトに保存されます。履歴として保存された会話リクエストはいつでも見返すことができるようになるため、リクエストを受けた側はタイミングを見て声掛けを行うことが可能です。

相手が忙しそうでいつ声をかけていいのかわからない、急に声をかけるのは抵抗感がある、など仮想オフィスでも話しかけづらい方もいるかと思われます。そのような方に対して、話しかける際の心理的負担を軽減することを目的としております。

「グループチャット」：複数人への連絡が容易に

これまで1対１でしかできなかったメッセージのやり取りがグループでもできるようになりました。フロアにいる複数人のアバターをクリックするだけでグループチャットを作成できるので、近くにいる相手であれば複数人にスムーズな情報共有が可能です。グループチャットは複数名で打ち合わせをする際に特に役立ちます。FAMofficeの会議室はメンバーが一か所に集約されています。打ち合わせメンバーにテキストでメッセージを送りたい時は、会議室内にいるアバターをクリックするだけで全員に共有できます。

グループチャットはコンタクトからでも作成でき、遠くにいる人や別フロアの人でも問題なく行えます。また、グループ名は自由に設定可能です。部署名やプロジェクト名などで作成すると何のグループかわかりやすくなり、チームでの連絡事項を行いやすくなります。

「つぶやきへのいいね」：簡易的なコミュニケーションで一体感を醸成

相手のつぶやきに対して「いいね！」でレスポンスできるようになりました。日々の業務があり、チャットでの雑談は生れにくいものです。しかし、つぶやきとそれに対する「いいね！」程度のレスポンスであれば、気軽に行いやすいです。自分のつぶやきに周りが反応してくれている。自分も一緒になって相手のつぶやきに「いいね！」でレスポンスする。そのようなちょっとしたコミュニケーションが、テレワークでの孤独感の解消や一体感の創出に繋がっていきます。つぶやきへの「いいね！」は匿名性となっており、いいねした人はわからないようになっております。周りに合わせなければいけないといった不安が生じず、気軽にレスポンスできるのが匿名性の特徴です。

管理負担を低減させる３つの新機能

管理者権限の分散やユーザー登録の自動通知など、管理者側の負担を軽減し、運用しやすくするための3つの新機能を追加しました。

「ユーザーの登録通知」：自動送信でメール作成負担と記載ミスの提言

ユーザー登録時にユーザーに対して自動で利用案内開始案内メールが送られます。今までは管理者がメールを作成してユーザーに送付する手順となっておりましたが、メール配信が自動化されるため、管理者の運用負担が軽減し、記載ミスなどの問題がなくなります。

「フロア入室制限設定」：入室者の制限でセキュリティを強化

指定したフロアを入室制限フロアに設定でき、入室可能なユーザーを指定することができます。複数フロアをご利用でもユーザーごとに設定できるため、特定の分野においての情報漏洩等の心配がなくなり、セキュリティ面でも安心してご利用いただけるようになりました。

「フロア管理者の設定」：フロア担当を可能にし、運用負担を分散

フロア管理者ごとに管理者を持つユーザーを設定し、フロア管理を分担して担当できるようになりました。フロア管理者は「フロアエディター」「フロア入室権限設定」を行うことができます。フロアごとに管理者を分担させられることで、組織図変更などでレイアウト変更が必要な際でも、フロアごとで分担して対応できます。
また、フロア毎にレイアウト変更ができる人がいることで、部署などの特色に合ったオフィスレイアウトや装飾がしやすくなります。