FAMoffice とTeams それぞれの良さを生かした使い分け
コロナ禍で在宅勤務が普及し、様々なコミュニケーションツールが使われるようになりました。Microsoft Teams や Zoom、Google Meet …皆さんの会社では、どのツールを利用していますか？
FAMoffice にお問い合わせいただいた方、トライアルのお客様にお話をお伺いすると、Teams を使っている企業が多い印象があります。Teams をはじめとしたさまざまなWEB会議ツールを利用していても、場面によって FAMoffice のビデオ通話と使い分けることでうまく運用することができます。
そこで今回は、FAMoffice と Teams の併用方法や運用例をご紹介させていただきます。
声掛けのタイミングをつかみやすいのが FAMoffice！
上司にちょっとした相談をしたいけど、会議でスケジュールが埋まっている…。出社していたら、上司が席に戻った時ささっと声を掛けに行くけど、テレワークだと会議が早めに終わっても気づけない…。
FAMoffice なら、会議が終わって上司は席に着いているところが見えますし、ステータスやつぶやきで話しかけていいタイミングが分かります。ビデオ通話する際や会議を始める際の事前のURL発行は必要ないため、気軽にコミュニケーションしやすくなっています。
いつ上司に話しかけようか…テレワークをしていると一度は困ったことがあるであろうこんなお悩みを解決します。
FAMoffice なら会話に割り込める
急いで確認したいことがある相手に電話をとってもらえない、チャットも返信が来ない、スケジュール上は空いているのにどうしてだろう？と思っていたら実は同僚と Teams でビデオ会議をしていた…！こんな経験はありませんか？
FAMoffice はそんな時こそ本領を発揮します。FAMoffice でビデオ通話をしている場合、アバターがくっついている状態か、会議室にアバターが表示されている状態になります。ビデオ通話の音声と映像は参加者にしか共有されませんが、ビデオ通話に参加していない人でも誰と誰が会話をしているかはアバターの状態で把握できます。ビデオ通話の参加者が見えることで今、上司は役員と話していたからチャットの返信がなかったんだ！ということやAさんとBさんは二人でずっと会話をしていたのか！ということが分かるようになります。そういったことが分かると、会話に割り込んでいいかどうか判断できますし、自分の業務にも関係のある話かも…と思ったら、そのビデオ通話に途中参加させてもらうこともできます。リアルのオフィスで声がけしていたように、「今いいですか？」とつぶやきを使うことでワンクッションを置いてから途中参加することも可能です。これは Teams など他のビデオ通話では絶対にできない 仮想オフィス空間 FAMoffice ならではのコミュニケーションの取り方です。
社外の人と打ち合わせや録画・録音が必要な会議は Teams
FAMoffice には、録画・録音機能やゲストを招待する機能は今のところついておりません。そのため、社外の方との打ち合わせや録画・録音が必要な会議は FAMoffice の WEB 連携機能を使って Teams 上で行います。FAMoffice の会議室に Teams の参加 URL を入力しておくと、その会議室に入室した人を Teams のビデオ通話システムへ招待することができます。また、外部ビデオ通話システム連携は、Teams だけでなく Google Meet や Zoom などの様々なビデオ通話システムにも対応しています。外部ビデオ通話システムの利用中は、FAMoffie のビデオ通話は自動的に切断されますが、FAMoffice の会議室内にアバターは表示されたままとなるので、会議に参加していない周りの人も、誰が会議に参加しているのかひと目で分かります。会議の延長状況もアバターで把握できるので Teams を使うときも FAMoffice 上で連携して使うことをおすすめします。
スケジュールにちょっと工夫するだけで簡単に使い分けられる
当社では様々なコミュニケーションツールを活用しているので、スケジュールを入れるときにどの WEB 会議システムを利用するのか予定表のタイトルでひと目で分かるような工夫をしています。例えば Teams を利用した会議であれば【 T 会議】、Zoom を利用した会議であれば【 Z 会議】としています。FAMoffice で会議をする際は【 F 会議】となります。会議室にアバターを移動させるだけでビデオ通話を始められる利便さから、社内、特に現場の会議はFAMoffice 上で行われており、同僚のスケジュールを見ると【 F 会議】と入っていることが多いです。
一方で Teams や Google Meet ですと、スケジューラーからすぐに立ち上げられるというメリットがあります。FAMoffice もさらなる利便性向上を目指し、ビデオ通話をスケジューラーから立ち上げられるよう機能の改善を検討しています。
FAMoffice と Teams を併用して生産性アップ！
社外との打ち合わせや録画が必要な会議は Teams、気軽な相談や声掛け、入れ替わり立ち代わりで様々な人と話をしたい時は FAMoffice …といったように場面によってツールを使い分けることでそれぞれのツールの短所を補うことができます。
FAMoffice と Teams を併用し、ぜひ業務の生産性アップ、コミュニケーションの活性化にお役立てください！
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