仮想オフィスの定着を左右する！？重要な運用ルール作り

新しいシステムやツールを導入した際どうやって社内定着を図るか。導入窓口の方なら一度は悩む問題なのではないでしょうか。
トライアルをお申込みいただいたお客様からもよくご質問をいただくのですが、FAMoffice の定着には導入窓口の方の積極的なサポートが必要だと考えています。その中でも運用ルールの策定が定着のカギを握っています。

なぜ運用ルールが大事なのか
課題別運用ルールの例
課題に合った最適なルールを見つける
仮想オフィス空間FAMofficeをご体感ください

なぜ運用ルールが大事なのか

FAMoffice はユーザーがそろっている状態でこそ効果を発揮します。例えば、出社時のサインインを義務づけていないと、管理職の人たちは出勤状況の把握をすることができません。またサインインをしても、チームメンバーがいなかったら、FAMoffice 上ではビデオ通話や会議を行うことができなくなります。そうすると、FAMoffice を利用する意味がなくなり、段々とサインインする人が減っていくという悪循環に陥ってしまいます。
ですので、FAMoffice を 100 ％活用いただくためには、運用ルールを定め、みんなが仮想オフィス空間上に常駐している環境を作ることが重要なのです。
私達がおすすめしている運用ルールを課題別に一部ご紹介いたします。

課題別運用ルールの例

■課題：社員の業務状況を把握したい

■運用ルール：

1. 必ず自席を設定しましょう
2. 在宅勤務・オフィス出社問わず業務開始時はサインインしましょう
3. ステータスをこまめに更新しましょう
4. 社内会議は FAMoffice で実施しましょう
5. 業務終了時は退勤ボタンを押下しましょう

まず自席設定をおこない、チームメンバーやプロジェクトメンバーで一つの座席島に座るようにします。自席設定をしておくと、サインイン時アバターが自動的に自席に座ります。上長は毎朝、 FAMoffice を見るだけで部下の出勤状況を確認できます。
業務中はステータスをこまめに更新することで、自分の状況・相手の状況を相互にリアルタイムで共有できます。社内会議をする場合は FAMoffice でおこなってください。会議の参加者や延長状況を見せることができます。
業務終了時には退勤ボタンを押します。就業時間が表示され、席札はグレーになり、退勤したことがひと目で分かります。

■課題：社員間のコミュニケーションを促進したい

■運用ルール：

1. FAMoffice では事前連絡せず話しかけましょう
2. ビデオ通話中はカメラをオンにしましょう
3. つぶやきで状況を共有しましょう
4. 雑談部屋をつくりましょう

ステータスを設定していない人には事前連絡をせず話しかけるよう周知してください。お互いの状況が見えているので、いきなり話しかけても失礼になりません。「今話しかけていいですか？」というやりとりをなくすことで、コミュニケーションを促進できます。また、ビデオ通話する際はカメラ ON を推奨します。顔が見えることで「心理的安全性」や「話しやすい雰囲気」を生みます。FAMoffice は、顔出ししやすいようにビデオのサイズを他の WEB 会議システムに比べて小さくしています。
つぶやきは、皆への周知事項や業務に関わること以外に自由に書くことで雑談のきっかけになります。さらに雑談部屋を作っておくことでちょっとした休憩したいときやランチタイムに好きなメンバーで集まって話し、リフレッシュできます。

課題に合った最適なルールを見つける

現状の課題を解決するために、社内独自のルールや既存ツールの使い方を踏まえて、利用ルールを定めることが大切です。また、導入の際には運用ルールの周知も含めて勉強会を社内で実施することもおすすめです。
FAMoffice では、導入支援マニュアルをはじめとした資料各種をご用意しております。社内定着に向けて導入後もサポートさせていただきます！お気軽にお問い合わせください。